Кәсіпорынның қызмет ету анализін ақпаратпен қамтамасыз ету

I. АХД үшін мәліметтердің басты қайнар көзі.
II. Класификация нышандары мен ақпарат түрлері.
III. Ақпаратпен қамтамасыз етуді ұйымдастыру қағидаттары.
АХД–нің нәтижесі едәуір дәрежеде оны ақпаратпен қамтамасыз етуіне тәуелді. АХД үшін ақпараттардың барлық қайнар көздері жоспарланған, есептік және есептіктен тыс болып бөлінеді.

Ақпараттың басты жоспарланған сипатына барлық жоспарлардың түрлері қатысады, олар кәсіпорында орындалады ( перспективалық, ағымдық, оперативтік, технологиялық карталар), сонымен қатар нормативтік материалдар, сметалар, бағалықтар, проектік жобалық тапсырмалар және т.б.

Есептік сипаттағы ақпараттың қайнар көздері – бұл бухгалтерлік, статистикалық және операциялық есеп пен есеп-қисаптық құжаттарды сақтайтын барлық мәліметтер.
Анализда ақпаратпен қамтамасыз етудегі басты рөл бухгалтерлік есеп және есеп-қисап қатарына жатады, мұнда шаруашылық құбылыстар, процестер және олардың нәтижелері толықтай көрсетіледі. Мәліметтердің уақытындағы және толық анализі, бірінші реттікпен жиынтық есептік регистірде және есеп-қисапта болатын, керекті өлшемдердің қабылдануын қамтамасыз етеді, яғни жоспарлардың орындалуын, шаруашылықтың жақсы нәтижелеріне жетуге бағытталған.
Статистикалық мәліметтердің есебі және есеп берушілігі, мұнда жаппай құбылыстар мен процестердің санағы сипатталады, бұл терең оқып білу және өзара байланыстарды ұғыну, экономикалық заңдылықтарды білу үшін қолданылады.

Жедел есеп және есеп берушілік статистикалық және бухгалтерлік есеппен салыстырғанда көбінесе оперативтікке мүмкіндік туғызады, анализдік керекті мәліметтермен және осы арқылы жоғары тиімділікті аналитикалық зерттеулерге шарттар құрайды.
Ұйымның экономикалық паспортында есептік құжат болады, мұнда шаруашылық қызметтер бойынша бірнеше жыл ішінде жиналған мәліметтердің қорытындылары болады. Паспорттың ішінде болатын едәуір нақты көрсеткіштер динамикалық көптеген зерттеулерді өткізуге, тенденцияларды айқындауға және ұйымның заңға сәйкес экономикалық дамуына рұқсат береді.

Компьютерлік техниканың кеңейуімен ақпараттың жаңа машиналық қайнар көздері пайда болды. Бұған ЭВМ-нің оперативтік жадында орналасқан мәліметтер иілгіш дисктерде.
Есептен тыс ақпараттардың қайнар көздеріне шаруашылық қызметті реттеуші құжаттары жатады.

1. Өзінің әрекетінде ресми құжаттармен ұйым міндетті түрде мыналарды қолдану керек: мемлекеттің заңдарын, президенттің жарлығын, үкімет қаулысы мен жоғары басқару органдардың бұйрығын, қайта қарау мен тексерудің актілерін, ұйым жетекшісінің бұйрықтары мен билеуін.
2. Шаруашылық заңға сүйенген құжаттар: шарттар, келісімдер, сот органдары мен арбитраждардың шешім шығаруы, рекламациялар.
3. Ғылыми-техникалық ақпарат ( басылымдар, ғылыми-зерттеу жұмыстары бойынша қорытынды есеп беру)
4. Алдындағы тәжірибелік материалдарды оқып білу, бәсекелес ұйымдардың жұмыстары туралы мәліметтер, әртүрлі ақпарат көздерінен алынған ( интернет, радио, теледидар, газеттер)
5. Техникалық және технологиялық құжаттама.
6. Ұйымның әртүрлі жұмыс орындарының хал-жағдайын тексеруге арналған әдейі материалдар.
7. Жұмыс коллективімен іскер кездесуде немесе басқа ұйымдардың басшыларымен кездескен уақытта ауызша ақпарат алынады.

Ақпараттың зерттеу объектісіне қатысты ішкі және және сыртқы ақпарат болады. Ішкі ақпарат жүйесі – бұл статистикалық, бухгалтерлік, оперативтік есеп және есеп беруден, жоспарланған мәліметтерден, нормативтік мәліметтерден, ұйымның ішінде жасалынған мәліметтерден және т.б. тұрады. Сыртқы ақпарат жүйесі – бұл статистикалық жинақ, периодикалық және әдейі басылымдар, конференциялар, іскер кездесулер, ресми, шаруашылық заңға сүйенген құжаттардан және т.б. мәліметтерден тұрады.
Ақпаратты зерттеу жүйесіне байланысты басты және қосалқы болып бөлінеді, бұл қажетті нәрсенің аясын толық сипатта танып білу үшін қажет.
Аналитикалық ақпараттың мерзімдік түсуіне байланысты жиі және ауық-ауық болады. Жиі ақпарат көздеріне жоспарланған және есептік мәліметтер жатқызылады.
Ауық-ауық ақпарат керек жағдайларда құрылады, мысалы жаңа бәсекелес туралы мәлімдеу.
Өз кезегінде үнемі ақпарат мынадай түрлерге жіктеледі:
Әрқашанда – бұл өзінің мағынасын көп уақыт сақтап тұрады ( кодтар, шифрлар, бухгалтерлік есеп жоспарлары және т.б.)
Шартты әрдайым - өзінің мағынасын белгілі уақытқа ғана сақтайды ( жоспарлардың көрсеткіштері, нормативтер және т.б.)
Ауыспалы – оқиғаның әрқашан ауысуын сипаттайды (анализденген объектінің күйі туралы белгіленген уақыттағы қорытынды есептік мәліметтер).
Ақпаратты қайта қарап шығу процесін алғашқысына ( алғашқы есеп мәліметтері, инвентаризация, қарап шығу) және екінші реттіге белгіленген түзетулерді өткізген және жаңартылған ( есептік, конъюктуралық көрсеткіштер және т.б.) жатқызуға болады.

Ақпараттық қамсыздандырудың анализінде мекемеге талаптар қатары көрсетіледі. Бұл анализденген ақпарат, оның дұрыстығы, оперативтігі, салғастырылуы, рационалдығы және т.б.

Бірінші талаптың мәні экономикалық ақпараттың бүкіл жүйесі АХД талаптарына, тапсырмаларына сай болуы тиіс. Мәліметтердің алынуын қамтамасыз ету, факторларды тереңдетіп зерттеу қажет, резервтерді анықтау және басқарушылық шешімдерді даярлау. Экономикалық ақпарат нақты және объективті түрде зерттелінетін фактілер және процестер. Олай болмаса анализдердің нәтижелері бойынша нақты жағдайға сәйкес болмайды, ал аналитиктармен жасалынған ұсыныстар кәсіпорынға пайда әкелмей зиян әкелуі мүмкін.
Ақпараттардың оперативтілігі талаптардың жоғары болуының оперативтілігі мен нақтыланған анализінен тікелей шығарылады.

Жасалынған шаруашылық процестер туралы ақпараттың тез келуі, анализді тезірек жасауға болады, артықшылықтары мен кемшіліктерін шығарып алуға болады, ұстай алмағандарды және жоғалғандарды жасауға болады. Ақпараттардың оперативтілігінің жоғарылауы жаңа байланыс құралдарын қолдану арқылы және оны ПВЭМ-да қайта қарап шығуы жүзеге асады. Ақпарат сапасының бірде бір талабы – ол қамқор жасау мен және оны зерттеу объектісімен, уақыт мезгілімен көрсеткіштерді есептеу методологиясымен және басқа да қатар белгілермен жүзеге асады.

Нәтижесінде ақпарат жүйесі рационалды (тиімді) болуы керек, яғни жинауға, сақтауға, мәліметтерді қолдануға ең аз шығын жұмсалуы керек. Осы берілген талаптан ақпараттың пайдалылығын зерттеп білу керектігі көрінеді және осы арқылы ақпараттардың керек еместігін және пайдалылығын шығарып аламыз.
Осы арқылы АХД-нің ақпараттық жүйесі формалданған және жоғарыда айтылып кеткен талаптар арқылы жүзеге асуы керек, яғни бұл АХД-нің керекті шарттардың әрекеті мен тиімділігінің жоғарылауы болады.